Kế hoạch Văn thư - Lưu trữ

Thứ năm - 22/09/2016 15:53

PHÒNG GD-ĐT DIỄN CHÂU
TRƯỜNG TH LÊ DIỄN TÂN

Số: 01/KH-LVT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Diễn Tân, ngày 15 tháng 8 năm 2016

KẾ HOẠCH
Công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2016-2017

          Thực hiện Kế hoạch số: 648/KH-PGD ngày 26 tháng 7 năm 2016 V/v triển khai thực hiện phương hướng, nhiệm vụ năm học 2016-2017 của PGD huyện Diễn Châu.
          Trên cơ sở nội dung hướng dẫn và tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. Nay trường Tiểu học Diễn Tân xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016-2017 như sau:
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH:
          Tổng số lớp: 19 lớp.
          Tổng số học sinh đầu năm học: 601
          Tổng số CBGV-CNV : 36
    1. Thuận lợi:
- Được sự quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của BGH trường, sự phối hợp kịp thời của các bộ phận trong nhà trường.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ (gồm tủ, máy vi tính bàn, máy in và má chiếu.
    2. Khó khăn:
- Một số Giáo viên còn yếu về công nghệ thông tin nên việc vào file điểm học sinh còn gặp nhiều khó khăn.
- Tủ đựng hồ sơ xuống cấp không phù hợp cho việc lưu trử hồ sơ.
- Nhân viên văn thư chưa có chuyên môn nên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ còn hạn chế.
II. NHIỆM VỤ CHUNG, CHỈ TIÊU, GIẢI PHÁP:
    1. Nhiệm vụ chung:
          - Thường xuyên cập nhật thông tin vào hồ sơ quản lý cán bộ công chức trong phần mềm P.MIS.
- Thường xuyên cập nhật thông tin vào hồ sơ quản lý học sinh trong phần mềm QLCL-EQMS
            - Quản lý hồ sơ học sinh : Học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp TH.
          - Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức CBGV-NV khoa học, kịp thời, đầy đủ.
          - Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến
          - Báo cáo thống kê SMAX - EQMS chính xác, kịp thời.
          - Trực, giải quyết công việc hành chính, sọan thảo các văn bản đúng nội dung và thể thức văn bản. Tránh tình trạng sai sót khi ban hành văn bản

2. Chỉ tiêu:
          - Luôn đảm bảo thông tin hai chiều giữa Nhà trường và Phòng giáo dục, giữa Nhà trường và tổ chức các đoàn thể, giữa giáo viên và học sinh. Không để xảy ra tình trạng chậm trễ thông tin.
          - Giúp Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng trong công tác sơ kết, tổng kết năm học, đảm bảo cung cấp đầy đủ số liệu, đảm bảo tính chính xác cao.
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, soạn thảo văn bản, báo cáo và các công việc khác được Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng giao.
- Quản lý, bảo quản tốt hồ sơ, sổ sách của Nhà trường, không để hồ sơ thất lạc
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học.
3. Biện pháp thực hiện:
          - Thường xuyên cập nhật thông tin trên trang Wed của Phòng Giáo dục để tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo.
- Thường xuyên tự nghiên cứu những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ để đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
- Sắp xếp, cập nhật định kì và thường xuyên công văn đi đến, hồ sơ quản lý cán bộ công chức.
         -   Định kì sao lưu phần mềm Quản lý QLCL-EQMS, PCGD-TH, PMIS để tránh mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố.
          - Vào điểm học sinh kịp thời, chính xác trong phần mềm VNEDU, QLCL-EQMS sau khi kết thúc học kì.
          - Báo cáo kịp thời các kỳ của hồ sơ trường EQMS.
- Thường xuyên sắp xếp tủ đựng hồ sơ lưu trữ khoa học để tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
III. DỰ KIẾN CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG :

THÁNG	NỘI DUNG CÔNG VIỆC	GHI CHÚ
8	- Ổn định tổ chức làm việc - Sắp xếp tủ hồ sơ, mở các kẹp lưu công văn. - Mua văn phòng phẩm phục vụ năm học mới. - Cấp phát văn phòng phẩm và các biểu mẫu phục vụ cho công tác đầu năm học. - Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản
9	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Làm báo cáo công tác khai giảng năm học. - Cập nhật văn bản của Phòng giáo dục. - Nộp báo cáo 9 tháng cho PGD. - Sắp xếp hồ sơ, học bạ các khối lớp.
10	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Vào sổ đăng bộ cho học sinh khối lớp 1, cập nhật lớp mới cho học sinh khối 2,3,4,5. - Sắp xếp hồ sơ cho các khối lớp. - Nộp báo cáo cho PGD.
11	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Gửi giấy mời Chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 - Nộp báo cáo cho PGD. - Kiểm tra rà soát các phần mềm của nhà trường.
12	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Chuẩn bị các biểu mẫu thi học kì I - Lập danh sách thi KTĐK - Chia phòng, SBD cho các khối lớp thi HKI - Cập nhật hồ sơ quản lý học sinh EQMS - Cập nhật sổ theo dõi học sinh. - Nộp báo cáo cho PGD
01	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Nộp báo cho PGD - Chuẩn bị biểu mẫu cho giáo viên làm báo cáo chất lượng. - In giấy khen cho học sinh giỏi, tiên tiến. - Nộp dữ liệu học sinh EQMS
02	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản. - Rà soát danh sách học sinh thi GTQM, IOE… - Nộp báo cáo cho PGD
03	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản. - Nộp báo cáo tháng cho PGD - Chuẩn bị giấy mời cho ngày 08/03 - Tham gia sinh hoạt chào mừng 08/3 và ngày 26/3. - Nộp báo cáo dữ liệu phần mềm Quản lý EQMS
04	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản. - Nộp báo cáo tháng cho PGD - Bàn giao sổ điểm cho giáo viên
05	- Cập nhật công văn đến, vào sổ và chuyển giao văn bản. - Soạn thảo văn bản. - Vào sổ văn bản đi. - Photo văn bản - Nộp báo cáo tháng cho PGD - Bàn giao học sinh HTCT-TH. - Làm số báo danh và chia phòng cho Học sinh thi HKII - In giấy khen cho HSG, HSTT. - Chuẩn bị các biểu mẫu phục vụ cho tồng kết năm học - Tham gia tổng Kết năm học. - Thu lại học bạ, sổ điểm